Organizar tu vida no es solo cuestión de anotar tareas. Se trata de encontrar una herramienta que se adapte a tu forma de pensar, trabajar y recordar. Hoy en día existen muchas apps para gestión de productividad, pero tres se destacan por su popularidad y versatilidad: Trello, Notion y Todoist.
He probado las tres en distintos contextos: proyectos personales, estudios, trabajo remoto y planificación de contenidos. En este artículo te explico lo bueno, lo malo y para quién recomiendo cada una.
1. Trello: lo visual ante todo
Resumen: Trello funciona como un tablero Kanban. Las tareas se organizan en tarjetas que se mueven entre columnas (por ejemplo: por hacer, en proceso, completado).
Ventajas:
- Extremadamente visual y simple
- Perfecta para trabajo en equipo
- Puedes adjuntar archivos, etiquetas, fechas, checklists
- Automatizaciones básicas con “Butler”
Desventajas:
- No es ideal para textos largos o notas detalladas
- Puede volverse caótica con demasiadas tarjetas
- La versión gratuita es algo limitada en integraciones
Ideal para: personas que trabajan con tareas visuales o proyectos por etapas. Muy útil en diseño, marketing o planificación de eventos.
2. Notion: el sistema todo en uno
Resumen: Notion es como una hoja en blanco digital. Puedes combinar tareas, notas, calendarios, bases de datos y páginas personalizadas.
Ventajas:
- Altamente personalizable
- Puedes escribir textos largos, incrustar videos, insertar tablas, etc.
- Ideal para construir tu propio sistema de productividad
- Espacios colaborativos potentes
Desventajas:
- Tiene curva de aprendizaje
- Puede resultar abrumadora si no sabes por dónde empezar
- Menor rendimiento en móviles con conexión lenta
Ideal para: estudiantes, creadores de contenido, freelancers o equipos que necesiten documentación y estructura compleja.
3. Todoist: simple, rápida y efectiva
Resumen: Todoist es una app de tareas que se centra en simplicidad. Usas proyectos, etiquetas y prioridades para ordenar tu día.
Ventajas:
- Muy intuitiva y ligera
- Puedes programar tareas con lenguaje natural (“mañana a las 5 pm”)
- Compatible con asistentes como Alexa y Google
- Seguimiento de productividad semanal
Desventajas:
- No es visual como Trello ni personalizable como Notion
- Algunas funciones clave están en la versión premium
- No sirve para proyectos grandes o en equipo
Ideal para: quienes buscan una app para tareas del día a día sin distracciones. Perfecta para hábitos, metas personales o listas simples.
Comparativa Rápida
| Característica | Trello | Notion | Todoist |
|---|---|---|---|
| Visualidad | Alta | Media | Baja |
| Personalización | Media | Alta | Baja |
| Curva de aprendizaje | Baja | Alta | Muy baja |
| Trabajo en equipo | Alta | Alta | Media |
| Ideal para… | Proyectos | Sistemas complejos | Listas diarias |
¿Cuál deberías usar tú?
Depende de tu estilo de organización:
- ¿Necesitas ver todo en tableros visuales? Elige Trello
- ¿Buscas crear un espacio todo-en-uno y personalizado? Prueba Notion
- ¿Solo necesitas una app rápida para no olvidar tareas? Todoist es para ti
Conclusión
No hay una app perfecta para todos. Pero sí hay una ideal para ti, según tu forma de trabajar y tus necesidades. Mi consejo es que pruebes las tres durante una semana. Usa cada una para una actividad diferente. Verás cuál encaja mejor con tu flujo mental.
Lo importante no es la app, sino que te ayude a liberar tu mente para lo que realmente importa.